АРМ нотариуса «Экспресс»

Система автоматизации нотариального делопроизводства «Экспресс» (АРМ нотариуса «Экспресс», рег.№ 2023662415 в реестре программ для ЭВМ) разрабатывается с 1993 года и в настоящее время применяется подавляющим большинством нотариусов Российской Федерации:

  • более 7 100 нотариальных контор РФ оснащены АРМ «Экспресс»;
  • общее число используемых рабочих мест АРМ «Экспресс» - более 22 400.

Документы, формируемые на основе поставляемой обширной библиотеки форм документов, содержащей более 1800 интеллектуальных шаблонов, отвечают всем требованиям нотариального делопроизводства.

Полная интеграция АРМ «Экспресс» с Единой информационной системой нотариата Российской Федерации существенно упрощает ведение всех предусмотренных законодательством электронных книг и реестров нотариата.

АРМ «Экспресс» также интегрирована с интернет-порталом «Информационный нотариат», что дает возможность использовать многочисленные сервисы этого портала непосредственно из интерфейса АРМ.

Имеется интеграция и с другими различными информационными системами - сервисами ФНС, порталом МВД, личным кабинетом нотариуса на сайте Росфинмониторинга и т.д.

АРМ «Экспресс» постоянно модернизируется, регулярно выпускаются новые версии, содержащие актуальные изменения функционала с учетом изменения нормативно-правовой базы и нотариальной практики.

Основные функции АРМ нотариуса «Экспресс»

  • быстрое создание юридически грамотных документов в интерактивном режиме на основе интеллектуальных библиотечных шаблонов;
  • минимальные требования к квалификации оператора;
  • автоматическое формирование базы данных клиентов – физических и юридических лиц;
  • заполненный документ можно редактировать, заполнять повторно и использовать в качестве шаблона при создании аналогичных документов;
  • автоматическая проверка орфографии, оптимизация межстрочных интервалов;
  • разбиение документа на страницы с учетом всех требований, предъявляемые к оформлению нотариальных документов;
  • печать документа в разных видах - на бланке, на чистом листе, в виде экземпляра нотариуса и в виде копии с дополнительной удостоверительной надписью;
  • ведение собственного электронного реестра, содержащего не только сами документы, но и различные приложения к ним;
  • импорт и экспорта текста документа в различных форматах.

Библиотека форм документов

АРМ «Экспресс» поставляется с обширной библиотекой форм документов, которая содержит более 1800 интеллектуальных шаблонов для всех видов нотариальных действий.

Иерархическая структура библиотеки обеспечивает быстрый поиск нужного шаблона.

Каждый из шаблонов имеет свою собственную логику заполнения, учитывающую многообразные варианты формирования текста данного документа:

  • различное число действующих лиц, данные которых будут указаны в документе;
  • различные формы обратившихся лиц - физические и юридические лица, их представители, рукоприкладчики, переводчики и т.д.;
  • различные виды имущества - недвижимость, транспортные средства, вклады, акциии т.д.;

Уникальная функция настройки документов позволяет учесть региональные или индивидуальные особенности нотариальной практики без необходимости внесения изменений в каждый из поставляемых шаблонов.

В то же время пользователь имеет возможность как модифицировать библиотечные формы, так и создавать свои собственные.

Подсистемы АРМ нотариуса "Экспресс"

В состав АРМ «Экспресс» также входят более 20 дополнительных подсистем и сервисов, автоматизирующих широкий круг задач по получению, контролю, хранению и передаче различных видов информации, запрашиваемых или формируемых нотариусом в процессе совершения нотариального действия.

Подсистемы и сервисы для проверки и фиксации информации

Сканирование и распознавание паспорта гражданина РФ, свидетельства о рождении и свидетельства о смерти

С помощью обычного планшетного сканера или веб-камеры выполняется сканирование и распознавание паспорта гражданина РФ, свидетельства о рождении и свидетельства о смерти.

Информация распознается с большой точностью, а при использованием веб-камеры - практически мгновенно.

Полученные данные автоматически помещаются в формируемый документ и заносятся в базу данных клиентов.

Кроме того, в составе сведений о гражданине в базу данных клиентов вносится изображение отсканированного паспорта, а также вырезанная из него фотография гражданина

Проверка паспорта по номеру и сроку действия

Паспорт гражданина РФ проверяется на действительность с учетом его даты выдачи и даты рождения гражданина.

Дополнительно к этому, номер паспорта проверяется в списках недействительных (утраченных (похищенных), оформленных на утраченных (похищенных) бланках паспорта гражданина Российской Федерации, выданных в нарушение установленного порядка, а также признанных недействительными) паспортов граждан Российской Федерации, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации.

Для проверки используется ежедневно обновляемая база данных недействительных паспортов, публикуемая на сайте ГУВМ МВД.

Дополнительные проверки для физических и юридических лиц

Для всех граждан РФ по фамилии, имени, отчеству гражданина и номеру его паспорта выполняется автоматическая проверка постановки гражданина на налоговый учет в информационной системе Федеральной налоговой службы и выдается предупреждение, если такие сведения отсутствуют.

Для юридических лиц запрашиваются и автоматически заносятся в документ сведения о юридическом лице, находящиеся в ЕГРЮЛ.

Также имеется возможность получения и прикрепления к документу выписки из ЕГРЮЛ с электронной подписью Федеральной налоговой службы.

Получение сведений о банкротстве физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей

По умолчанию поиск сведений о банкротстве выполняется по базе данных ЕФРСБ, обновляемой один раз в час.

Подписка на сервис "Сведения о банкротстве" портала "Информационный нотариат" дополнительно предоставляет возможность поиска сведений о банкротстве, опубликованных в газете «Коммерсантъ», определенной Распоряжением Правительства РФ от 21.07.2008 N 1049-р в качестве официального издания, осуществляющего опубликование сведений, предусмотренных ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)».

В отличии от поиска сведений по базе данных ЕФРСБ, результаты поиска по газете «Коммерсантъ» могут быть получены в виде юридически значимого электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного сотрудника данного официального издания, что может быть очень важно при совершении финансово значимых нотариальных действий.

Детальная проверка подлинности паспорта гражданина РФ

При наличии специального паспортного сканера возможен детальный анализ подлинности предъявленного паспорта:

  • специальный паспортный сканер позволяет получить одновременно три изображения паспорта – в видимом свете, в ультрафиолетовых и в инфракрасных лучах;
  • встроенное программное обеспечение выполняет анализ полученных изображений по ряду параметров и делает вывод о степени подлинности документа;
  • все три изображения, а также результаты анализа заносятся в базу данных клиентов;
  • при наличии веб-камеры в базу данных клиентов может быть добавлена фотография гражданина в помещении нотариальной конторы.

Проверка лиц по спискам Росфинмониторинга

В процессе заполнения документа автоматически выполняются следующие проверки:

  • по перечню лиц, в отношении которых имеются сведения о причастности к экстремистской деятельности или терроризму;
  • по списку МВК по противодействию легализации доходов, полученных преступным путем;
  • по санкционному списку СБ ООН;
  • по перечню лиц согласно постановлению Правительства РФ № 1300.

Ежедневная актуализация списков выполняется автоматически путем их загрузки из личного кабинета нотариуса на сайте www.fedsfm.ru

Формирование анкет клиентов по требованиям Росфинмониторинга

После занесения подготовленного документа в электронный реестр могут быть созданы анкеты клиентов в соответствии с требованиями Росфинмониторинга.

При этом в анкете автоматически заполняется следующая информация:

  • все данные по действующему лицу из документа и его представителе (при наличии);
  • результаты всех проверок по спискам Росфинмониторинга для действующего лица и его представителя, выгодоприобретателя и бенефициарного владельца (при их наличии);
  • для физического лица - его ИНН и контактные данные (телефон и email);
  • для юридического лица дополнительно будет внесена следующая информация:
    • ОКАТО и ОКПО организации;
    • сведения об управляющем органе;
    • сведения об участниках (учредителях);
    • сведения о лицензиях;

Созданная анкета сохраняется в специальной базе данных и может быть подписана квалифицированной электронной подписью.

Подсистемы и сервисы для совершения нотариальных действий

Подсистема видеофиксации нотариального действия

Позволяет снимать фотографии и вести видеозапись процедуры совершения нотариального действия с использованием обычной веб-камеры.

Все отснятые фото и видеоматериалы хранятся в электронном реестре АРМ «Экспресс», привязанные к конкретному нотариальному документу, и могут быть подписаны электронной подписью.

Любая фотография или видеоролик могут быть просмотрены непосредственно в диалоговом окне подсистемы, или выгружены в виде файла на внешний носитель.

Подсистема осмотра сайта в сети Интернет

Автоматизированно формирует протокол осмотра, включающий историю переходов между страницами сайта, изображения осматриваемых страниц и комментарии нотариуса

В процессе осмотра сайта выполняет сбор технической информации о домене, устанавливает трассу доступа к нему и фиксирует момент осмотра с помощью серверов точного времени.

Также автоматически формирует и включает в протокол осмотра описание использованных технических средств.

Весь процесс осмотра сайта может быть записан в формате видеозаписи.

Подсистема удостоверения равнозначности электронного документа бумажному

Создание электронного документа включает формирование электронного образа, выбор необходимого формата, подписание полученного документа электронной подписью нотариуса, и передача его по назначению.

Источником образа документа может быть сканер, файл на компьютере нотариуса, документ, открытый в АРМ «Экспресс».

При необходимости может быть добавлена удостоверительная надпись равнозначности.

Полученный электронный документ может быть сохранен на диск и/или передан другому нотариусу с использованием модуля официальной переписки интернет портала «Инфонот».

Подсистема удостоверения равнозначности бумажного документа электронному

Проверка подлинности электронной подписи выполняется для электронных документов, представленных в различных форматах - отделенная и наложенная подпись, подписанный архивный файл, подписанный файл в формате PDF.

Поддерживается несколько подписей под одним документом.

Подсистема выполняет визуализацию и печать электронных документов с возможностью добавления удостоверительной надписи равнозначности, нанесения на бумажный документ результата проверки электронной подписи, сведений о месте хранения документа.

Подсистемы и сервисы для интеграции с ЕИС нотариата и порталом "Инфонот"

Подсистема интеграции с ЕИС "еНот"

Во время подготовки документа и его занесения в электронный реестр АРМ «Экспресс» выполняется автоматическое взаимодействие с ЕИС нотариата "еНот":

  • необходимые сведения автоматически заносятся в реестры ЕИС – реестр нотариальных действий, реестр наследственных дел, базу данных бланков единого образца;
  • для договоров дарения и свидетельств о праве на наследство автоматически формируются сведения для передачи в Федеральную налоговую службу;
  • с использованием сервисов ЕИС выполняется автоматическое нанесение машиночитаемой маркировки (QR код);
  • сведения о клиентах могут быть автоматически выгружены в специальном формате для их последующей загрузки в сервисе ЕИС «Обращения в Росреестр»

Подсистема интеграции с новым клиентом ЕИС

В АРМ «Экспресс» предусмотрено ведение следующих книг и журналов:

  • журнал исходящей корреспонденции;
  • журнал входящей корреспонденции;
  • книга учета депозитных операций;
  • журнал учета организационно-распорядительной корреспонденции;
  • журнал постановлений об отказах в совершении нотариальных действий;
  • книга доходов и расходов.

Все журналы полностью соответствуют Правилам нотариального делопроизводства, при этом журналы входящей и исходящей корреспонденции ведутся в интеграции с новым клиентом ЕИС.

Подсистема интеграции с сервисом "Официальная переписка" портала "Инфонот"

Интеграция с сервисом «Официальная переписка» позволяет просматривать сообщения, полученные от других нотариусов, а также отправлять другим нотариусам сообщения, подписанные квалифицированной электронной подписью.

Безопасный способ передачи электронного документа гражданину

После удостоверения равнозначности электронного документа бумажному АРМ "Экспресс" предоставляет возможность передачи этого документа гражданину через портал "Инфонот". После загрузки электронного документа на сервер "Инфонота" нотариус предоставляет гражданину прямую ссылку для доступа к этому документу по паролю.

Такой способ обеспечивает безопасную для нотариуса схему передачи электронных документов через защищенный личный кабинет нотариуса на портале "Инфонот".

В отличии от традиционных способов передачи электронных документов – через флешку или по электронной почте, не подвергает нотариуса рискам вирусного заражения компьютера и позволяет избежать передачи конфиденциальной информации по открытым каналам связи.

Ссылка и пин-код для доступа к пакету формируются автоматически.

Нотариус передает гражданину распечатанный лист со ссылкой загруженный им документ и сообщает пин-код для доступа к нему.

Напечатанный на том же листе QR код позволяет гражданину автоматически скачать документ с помощью смартфона.

Документ автоматически удаляется с сервера через 10 дней.

Подсистема интеграции с сервисом "Запись на прием" портала "Инфонот"

Интеграция с сервисами «Запись на прием» и «Мой сайт» предоставляет возможность организации предварительной записи на прием к нотариусу с автоматическим переносом данных о записавшихся лицах в текст подготавливаемого документа.

Подсистема интеграции с сервисом "Базовый регистр г. Москвы" портала "Инфонот"

Интеграция с сервисом "Базовый регистр г. Москвы" обеспечивает удобный способ формирования запросов на получение документов из Главного управления инженерной службы г. Москвы и Департамента городского имущества г.Москвы по следующим видам документов:

  • Единый жилищный документ (2 вида);
  • Выписка из домовой книги;
  • Справка об одиноком умершем;
  • Справка о совместном проживании с умершим (3 вида);
  • Справка об объекте жилищного фонда (3 вида);
  • Справка о правах отдельных лиц (3 вида).

Сервис доступен только для нотариусов города Москвы.

Подсистема интеграции с сервисом "Поиск бенефициаров" портала "Инфонот"

Одним из пунктов, заполняемых при составлении анкет клиентов по требованиям Росфинмониторинга, является информация о бенефициарах.

Подписка на сервис "Поиск бенефициаров" портала "Информационный нотариат" упрощает получение списка бенефициарных владельцев юридического лица в терминах 115-ФЗ - физических лицах, которые в конечном счете прямо или косвенно (через третьих лиц) владеют (имеет преобладающее участие более 25 процентов в капитале) юридическим лицом либо имеют возможность контролировать его действия.

Формирование списка бенефициарных владельцев выполняется автоматически путем просмотра всей цепочки участников юридического лица, какой бы сложной она не была.

Дополнительные подсистемы и сервисы

Подсистема анализа информации в реестре АРМ "Экспресс" и РНД ЕИС

В электронном реестре АРМ "Экспресс" выполняются следующие виды проверок:

  • проверка корректности указания реестрового номера;
  • проверка пропусков в нумерации по каждому из томов;
  • проверка наличия дубликатов реестровых номеров;
  • проверка внесения записи о совершенном нотариальном действии в РНД ЕИС.

В реестре нотариальных действий ЕИС выполняются следующие виды проверок:

  • проверка корректности указания реестрового номера;
  • проверка пропусков в нумерации по каждому из томов;
  • проверка наличия дубликатов реестровых номеров;
  • проверка наличия в установленных случаях электронного образа нотариально оформленного документа;
  • проверка наличия особых отметок и их содержание, в том числе отметок о проверках, выполненных в рамках Регламента
  • проверка наличия электронной подписи нотариуса или исполняющего обязанности нотариуса;
  • проверка статуса передачи документа на сервер ЕИС и его успешной регистрации в реестре нотариальных действий на сервере ЕИС.

По результатам анализа формируется отчет, содержащий полный перечень выполненных проверок и список обнаруженных нарушений.

Подсистема работы на выезде

АРМ «Экспресс» поддерживает режим работы «На выезде», в том числе и при наличии совместной работы с ИС еНот.

При включении режима работы «На выезде» может выполняться частичное копирование информации из электронного реестра нотариальной конторы.

При выключении режима все созданные или модифицированные документы будут занесены в электронный реестр нотариальной конторы.

Криптографическая подсистема

Криптографическая подсистема предназначена для выполнения следующих действий с произвольными файлами на компьютере нотариуса:

  • подписание любого файла и проверка электронной подписи под любым файлом;
  • шифрование любого файла на открытом ключе получателя и расшифровывание файлов, зашифрованных на открытом ключе нотариуса;
  • комплексные операции – «подписать и зашифровать» и «расшифровать и проверить электронную подпись»;
  • Криптографические функции работают как с наложенными, так и с отделенными электронными подписями.

    Поддерживается несколько подписей под одним документом.

Подсистема резервного копирования

В процессе создания резервной копии копируются только те компоненты системы, которые были модифицированы после последнего копирования.

Возможно восстановление из резервной копии как системы целиком, так и отдельных ее компонентов.

Поддерживается функция автоматического резервного копирования, когда копии создаются по заранее составленному графику.

Подсистема связи со службой поддержки

Подсистема связи со службой поддержки обеспечивает доставку пользователю различных сообщений, а также реализует наиболее простой способ обращения пользователя в службу поддержки - отправить сообщение непосредственно из меню АРМ "Экспресс".

Также имеется возможность передать в службу поддержки специальное кодовое слово для авторизации сотрудника службы поддержки, а также реквизиты для удаленного подключения к компьютеру пользователя.